Dans ce nouveau témoignage, Yannick Molinet, Gérant d’ADN SYSTÈMES, nous fait le plaisir de revenir sur son projet de changement de logiciel ERP, d’Odoo à ARTIS. Quelles sont les limites d’un ERP Open Source ? Pourquoi choisir un ERP-CRM intégré ? Comment ARTIS a accompagné ADN SYSTÈMES dans son projet ? Découvrez la vidéo du webinaire : Pourquoi ADN SYSTÈMES a choisi un ERP-CRM intégré pour gérer ses métiers IT/Télécom/Bureautique ? ainsi que le témoignage écrit de Yannick Molinet.
Vidéo du Webinaire / Témoignage d’ADN SYSTÈMES sur l’ERP artis.net
Présentation d’ADN SYSTÈMES
ADN SYSTÈMES a été créé en 2012 suite au rachat de Dixinfor par Yannick Molinet, fondateur et gérant.
L’activité débute avec le développement de solutions et services informatiques pour les professionnels et les particuliers.
En 2018, l’entreprise IT se lance dans le métier de la téléphonie sur IP et accès internet en tant qu’opérateur.
En croissance soutenue, ADN SYSTÈMES décide d’élargir son offre en 2022 en proposant des systèmes d’impression à ses clients pour répondre à la concurrence très forte dans le département de l’Aube.
Les limites d’un ERP Open Source
Yannick : « Au début de mon activité en 2012, l’entreprise que j’avais rachetée ne se portait pas bien. Néanmoins, nous avions besoin d’une solution de gestion pour structurer un minimum notre activité. À ce moment-là, nous souhaitions économiser sur les coûts de licence mais nous ne pensions pas au coût de mise en œuvre.
J’avais choisi de m’équiper de la solution Odoo, une solution Open Source*, pour gérer la chaîne de facturation (devis, commande, facture, BL…) et de la solution GLPI pour gérer le parc informatique et la partie ticketing. Un partenaire avait développé des modules pour répondre à nos besoins fonctionnels. Nous avions créé une passerelle entre les deux solutions pour transférer les tickets dans l’ERP et facturer les prestations.
Cependant, les mises à jour logiciel étaient très compliquées à maintenir. Un jour, nous avons presque dû réécrire toutes les passerelles entre les solutions. Nous avons revu les structures de tables, modifié les API, les plug-in… Nous passions énormément de temps sur ces développements.
Deux solutions étaient possibles : soit embaucher un développeur qui maîtrise toutes les technologies et donc la charge d’un salaire en plus pour ADN SYSTÈMES ou s’équiper d’un outil tout intégré qui au final nous coûtera moins cher que le salaire d’un développeur.
Nous nous sommes rendus compte que l’Open Source était loin d’être gratuit. Le temps de développement était important et donc les coûts de prestation étaient très élevés.
La gestion de la facturation des télécoms nous a décidé à changer. En 2018, nous lancions cette activité. Les communications CDR (Call Details Record ou statistiques d’appels en français) sont extrêmement compliquées à facturer. Nous arrivions aux limites de l’ERP Open Source.
La solution Odoo n’était pas en mesure de gérer cette activité. Nous passions une demi-journée par mois pour réaliser cinq factures au début de l’activité.
C’est pour cette raison que j’ai décidé de rechercher une solution ERP qui gère les métiers de l’informatique et des télécoms, en full web avec une application mobile. »
artis.net, un ERP-CRM intégré tout-en-un
Yannick : « En cherchant la solution ERP pour ADN SYSTÈMES, j’ai trouvé des outils de maintenance, de SAV. Mais je ne souhaitais pas acheter plusieurs solutions pour les interfacer entre elles.
Le seul éditeur qui cochait toutes les fonctionnalités en 2019, c’était ARTIS avec sa solution ERP artis.net.
Ce n’est pas uniquement le télécom qui nous a convaincu. C’est l’ensemble de la solution avec la gestion des contrats, le portail client, le CRM, l’application mobile, la signature électronique des documents etc.
De plus, ARTIS est un acteur français et la relation est plus fluide. Nous parlons la même langue. Nos clients sont rassurés de savoir que leurs données informatiques sont en France et sont sécurisées.
Nous nous sommes équipés d’artis.net en 2019.
Tous les collaborateurs utilisent désormais l’ERP artis.net : 14 personnes dont 8 au service technique sur la gestion des interventions / ticketing et 6 sur la gestion commerciale (achat / vente) et facturation (ADV).
Le marketing prépare les modèles de devis dans le cadre de la mise en place de la signature électronique des documents. »
Un logiciel mature sur la partie informatique, représentant 80% de notre activité
Yannick : « Nous facturons les consommations de nos clients au réel grâce au gestionnaire de contrats et l’import des compteurs.
Avec artis.net, nous pouvons facilement générer la facturation mensuelle en une journée sur la base de 50 000 € d’abonnement mensuel par exemple.
Avec l’ancien système, nous mettions plusieurs semaines.
Pour tous nos clients sur Microsoft 365 en facturation mensuelle, il fallait du temps avant pour vérifier les licences vendues, commandées, livrées, facturées… Aujourd’hui, les règles de facturation dans artis.net permettent de tout automatiser.
Autre fonctionnalité pour l’informatique : l’EDI (Échange de Données Informatisées) Article permet d’intégrer les catalogues des fournisseurs directement dans l’ERP artis.net.
Vous gagnez du temps dans la création du devis en sélectionnant les références qui vous intéressent avec les prix d’achat renseignés, la disponibilité des produits etc.
La facturation télécom dans artis.net peut prendre dix minutes pour générer 15 000 € de factures mensuelles, si tout est bien paramétré dans la solution.
Grâce au Portail client d’ARTIS, mes clients sont capables de visualiser leur parc, de télécharger leurs factures, de consulter les commandes en cours, le suivi des tickets, les factures télécoms avec le détail des CDR. C’est un vrai portail professionnel qui reflète une bonne image de notre société.
L’application mobile pour les techniciens est incontournable pour bénéficier de la dématérialisation de la signature sur le téléphone.
Toutes ces briques permettent de faire gagner du temps dans le processus de gestion au complet.
C’est un fantastique outil de production !
Aujourd’hui, je me suis libéré du temps avec l’ERP-CRM intégré. Je peux me concentrer sur l’analyse et la stratégie de l’entreprise. »
L’accompagnement d’ARTIS dans le projet ERP
Yannick : « Concernant la migration des données pour le projet ERP, nous avons décidé de repartir de zéro et de ne pas importer les données dans artis.net. En effet, il aurait fallu fusionner les données de deux logiciels (l’ERP et le logiciel de SAV) avec des tables et des informations différentes.
Nous avons opté pour une solution avec des données propres. La mise en production a été réalisée en même temps que la formation.
Nous avons un seul interlocuteur, un consultant / chef de projet ARTIS, qui connaît parfaitement nos métiers. Le support client maîtrise également très bien nos métiers.
C’est vraiment agréable d’être compris rapidement et de bénéficier d’un service client réactif.
ARTIS est à l’écoute et fait évoluer sa solution. Par exemple, j’ai demandé qu’on puisse charger des pièces jointes dans l’application mobile d’artis.net et cette fonctionnalité a été rajoutée. »
Les nouveautés de la dernière version V4 d’artis.net
Yannick : « Lorsque j’ai découvert l’interface de la V4 d’artis.net sur l’IT Partner 2023, j’ai voulu tout de suite migrer notre solution vers la nouvelle version.
Beaucoup de changements ont été apportés. Le design du logiciel a évolué et les nouvelles fonctionnalités nous font gagner encore plus de temps.
La CRM est intégrée à l’ERP dans le même produit. Ce qui n’était pas le cas avant. Pour une structure de ma taille avec la polyvalence des postes, c’est intéressant économiquement parlant d’avoir la CRM dans la licence ERP.
Nous avons testé certaines évolutions. Par exemple : la gestion des variantes, des versions et des statuts de devis pour faciliter la lecture des informations.
Dans un premier temps, nous avons souhaité migrer en V4 sur l’ERP pour nous habituer à la nouvelle interface sans ajouter de nouveaux modules.
Dans un deuxième temps, nous intègrerons la CRM et la signature électronique de documents en même temps. Cette dernière fonctionnalité permet de gagner en productivité pour les fonctions commerciales en fluidifiant le processus de vente.
Pour notre part, il manque encore le tableau de bord / reporting pour les directeurs(trices) et l’application mobile pour la CRM. J’ai bien compris que ces fonctionnalités feront partie de la prochaine évolution du produit en 2024. »
*Open Source ou code source ouvert s’applique aux logiciels dont la licence respecte des critères précisément établis par l’Open Source Initiative, c’est-à-dire les possibilités de libre redistribution, d’accès au code source et de création de travaux dérivés.