Comment un acteur historique des télécoms, des réseaux et de l’informatique a remplacé plusieurs logiciels par un ERP métier unique pour fluidifier ses processus et mieux piloter son activité ? Fondateur et directeur général de VDI Telecom, Thierry Brejon, nous livre son retour d’expérience sur le changement d’ERP et sur le logiciel artis.net.
Webinaire / Témoignage de VDI Télécom
VDI Télécom : 40 ans d’expertise dans les télécoms et l’IT
Avec quarante ans d’expérience dans les télécoms et les réseaux, le groupe VDI Télécom, a progressivement diversifié ses activités vers l’informatique, l’infogérance et les services.
Le groupe rassemble plusieurs entités, notamment Mytelecom, Activasys, Plein Sud et RTeam, implantées principalement à Lyon, Bordeaux et Toulouse.
Aujourd’hui, VDI Télécom compte plus de 100 collaborateurs et réalise environ 21 millions d’euros de chiffre d’affaires. Le groupe est notamment partenaire SFR Business depuis 23 ans.
Quand plusieurs logiciels finissent par freiner l’entreprise…
Au fil des années, VDI Télécom avait construit son système d’information autour de plusieurs solutions complémentaires :
- Microsoft Dynamics pour la partie commerciale et CRM,
- Sage 100 pour la gestion et la comptabilité,
- Autotask pour le suivi du ticketing,
- Planner pour la gestion de projets.
Chaque outil répondait à un besoin précis. Il fallait constamment faire circuler l’information entre ces différents systèmes.
Pour les collaborateurs, cela signifiait des ressaisies, des mises à jour multiples et un risque permanent de décalage entre les informations.
« Quand on a quatre outils, il y a quatre saisies, quatre mises à jour qui se font plus ou moins bien dans la vraie vie. » Thierry Brejon
Avec la diversification vers les services IT et l’infogérance, le système d’information initial devenait de plus en plus difficile à maintenir et ne répondait plus à certains besoins comme la facturation des services récurrents par exemple.
Pour Thierry Brejon, il était temps de changer. VDI Télécom devait unifier son système de gestion avec une base de données unique pour permettre aux commerciaux, aux équipes techniques, aux chefs de projet et à la direction de travailler à partir d’une même information.
Choisir un ERP spécialisé dans les métiers IT et Télécom
Les fonctionnalités natives d’un ERP métier
Le nouvel ERP devait être capable de gérer les spécificités d’une entreprise de services IT et télécoms : contrats récurrents, équipements, projets de déploiement, achats, suivi des interventions, ticketing, facturation et suivi commercial.
Une conclusion s’est rapidement imposée : pour une PME spécialisée dans les télécoms et l’informatique, une solution verticale pouvait être plus pertinente qu’un ERP généraliste à adapter et à maintenir. C’est plus intéressant de profiter de l’expertise métier qui avait déjà fait ses preuves chez des confrères.
Thierry Brejon connaissait déjà ARTIS depuis plus de vingt ans. Lorsqu’il redécouvre la solution en 2025, il constate son évolution et son positionnement désormais clairement orienté vers les métiers de l’IT, des télécoms, de l’informatique et des services.
« L’évolution que vous avez eue, depuis la dernière fois où j’en avais connaissance, cochait pratiquement toutes les cases. » Thierry Brejon
Le choix d’ARTIS repose alors sur un élément essentiel : leur connaissance des PME dans les métiers IT et télécoms. L’ERP artis.net intègre des fonctionnalités natives très importantes pour les métiers de VDI Télécom : la gestion des contrats et des services récurrents, la gestion de projets et des déploiements, mais également toute la gestion commerciale.
Les catalogues grossistes IT connectés à l’ERP
Parmi les fonctionnalités qui ont particulièrement convaincu VDI Télécom figurent les catalogues grossistes connectés.
Les commerciaux peuvent consulter directement les produits, les tarifs et les disponibilités des principaux fournisseurs Alliance-com, TD Synnex et Edox. Ils disposent ainsi des informations nécessaires pour établir leurs devis sans devoir solliciter systématiquement l’administration des ventes.
« Les commerciaux peuvent faire leur devis à un instant T avec le bon prix et les bonnes disponibilités. Aujourd’hui, on ne pourrait plus s’en passer. » Thierry Brejon
Cette fonctionnalité contribue à accélérer le processus commercial et à fiabiliser les informations utilisées dans les devis.
Un CRM plus simple, mais mieux intégré à l’ERP
Le projet a aussi amené VDI Télécom à revoir sa vision du CRM.
L’ancien CRM, très riche fonctionnellement, demandait aux commerciaux de renseigner de nombreuses informations. Avec le temps, la quantité de données à maintenir était devenue un véritable sujet. L’entreprise a choisi de revenir à un CRM davantage centré sur le pilotage commercial et les indicateurs réellement utiles.
La différence essentielle est que le CRM et l’ERP sont désormais intégrés dans une même solution : artis.net.
Le commercial n’a plus besoin de rechercher une information dans plusieurs logiciels. Il peut notamment accéder aux données nécessaires à la préparation de son devis, puis suivre la suite du processus jusqu’à la facturation.
Une chaîne de vente intégrée, du devis à la facturation
C’est l’un des changements majeurs apportés par ARTIS. Le processus commercial est désormais intégré à la chaîne opérationnelle.
Le commercial prépare son devis à partir des informations disponibles dans l’ERP. Le devis passe ensuite dans un workflow de validation. Après signature électronique du client, les informations sont automatiquement exploitées par les différents services.
Les lignes du devis peuvent alimenter :
- La chefferie de projet pour organiser le déploiement ;
- Les achats pour commander le matériel ;
- Le pilotage commercial pour suivre les ventes et les commissions ;
- Les équipes techniques pour préparer le dossier ;
- La facturation pour assurer le suivi économique.
Cette organisation permet à VDI Télécom de construire une chaîne beaucoup plus fluide et permet de réduire le temps de prise en charge des commandes.
Gérer les contrats, les équipements et les tickets
Lorsqu’un incident est déclaré, le technicien doit rapidement identifier le client, le matériel concerné, le contrat applicable et les engagements associés.
Le ticketing intégré à la gestion client permet de centraliser ces informations.
Cette vision est particulièrement importante pour VDI Télécom, qui attache une grande importance à la qualité du service délivré.
L’entreprise capitalise également sur l’agent RMM NinjaOne qui est connecté avec l’ERP artis.net pour superviser précisément le parc informatique et réseau des clients. Cela permet également de crédibiliser le niveau de service proposé par VDI Telecom.
Ces fonctionnalités n’existent pas chez les ERP généralistes tels que Microsoft Dynamics, Cegid ou Sage.
Un projet ERP d’un an et une forte implication des équipes
L’équipe projet est une des clés de la réussite
Le projet VDI Télécom a duré environ un an entre la commande et la mise en production.
Pour accompagner cette transformation, la direction a rapidement impliqué les collaborateurs.
Des référents (Un pour la gestion commerciale, un pour la technique, deux au commerce) ont été désignés dans les différents services afin de faire remonter les besoins opérationnels, identifier les difficultés et participer aux choix.
Cette organisation a également facilité l’adhésion au changement.
« Le fait d’avoir autour de moi une équipe qui m’a parfaitement relayé a certainement été une des clés de la réussite. » Thierry Brejon
L’accompagnement facilité par la spécialisation métier d’ARTIS
VDI Télécom souligne également l’intérêt d’être accompagné par des consultants d’ARTIS qui connaissent déjà les métiers des télécoms et de l’IT.
Le dialogue a été facilité par une connaissance commune des problématiques métiers. Cette expertise métier d’ARTIS a permis de consacrer exclusivement du temps au projet plutôt qu’à l’explication des fondamentaux du secteur IT.
Le principal conseil : ne pas sous-estimer la reprise de données
Si le projet a répondu aux attentes, le dirigeant identifie néanmoins un point de vigilance majeur : la reprise des données.
VDI Télécom devait consolider les informations provenant de plusieurs outils et de plusieurs entités. L’entreprise a choisi de conserver une quantité importante de données historiques. Avec le recul, Thierry Brejon recommande de consacrer davantage de temps au nettoyage et à la sélection des données avant la migration.
« Il ne faut pas minimiser cette étape. C’est peut-être la plus cruciale : savoir ce que l’on doit reprendre, quand et comment, sans vouloir tout reprendre. » Thierry Brejon
Après une période d’ajustement de quelques semaines lors de la mise en production, les équipes ont progressivement stabilisé leur fonctionnement.
Après 8 mois : une nouvelle organisation
Au moment du témoignage, environ 40 collaborateurs utilisent ARTIS sur le périmètre lyonnais, avec l’ambition d’étendre progressivement la solution aux autres entités du groupe.
Après 8 mois d’exploitation réelle, VDI Télécom constate déjà une évolution importante de ses méthodes de travail et l’organisation de l’entreprise.
L’information est mieux centralisée, les processus sont davantage connectés et les équipes disposent d’une vision commune.
L’entreprise peut désormais poursuivre sa transformation en s’appuyant sur un système d’information plus cohérent.
« Le rapport investissement sur bénéfice est gagnant pour nous. En un an, nous l’avons déjà perçu. » Thierry Brejon
Les prochaines étapes : BI & pilotage en temps réel, facturation électronique…
Le projet ne s’arrête pas à la mise en production de l’ERP.
VDI Télécom poursuit aujourd’hui le déploiement de nouvelles briques, notamment autour de la Business Intelligence et des tableaux de bord.
L’objectif est de fournir aux commerciaux, aux managers et à la direction une vision claire et consolidée des indicateurs clés de l’entreprise.
La facturation électronique fait également partie des prochaines étapes.
À terme, VDI Télécom souhaite exploiter pleinement les différentes briques d’ARTIS afin de disposer d’une vision toujours plus complète de son activité, par exemple avec l’intégration du module télécom pour la facturation opérateur.
Pour VDI Télécom, le choix d’ARTIS répond finalement à une ambition simple : disposer d’un ERP métier unique capable de relier le commerce, les projets, les achats, les services et la facturation, tout en accompagnant l’évolution du groupe vers les métiers de l’IT et de l’infogérance.
