Créée en 2025, Yumaiia fait un choix peu courant pour une jeune entreprise : mettre en place dès son démarrage un ERP-CRM métier IT capable de répondre non seulement à ses besoins immédiats, mais aussi d’atteindre ses objectifs dans trois à cinq ans. Dans ce contexte, Romain Lemonnier, Directeur Général de Yumaiia, a accepté de nous livrer sa vision de créateur d’entreprise et son témoignage sur la solution ERP-CRM artis.net.
Présentation de Yumaiia
Spécialisée dans les infrastructures et les solutions Microsoft 365, Yumaiia accompagne notamment des collectivités, des grandes entreprises et des ETI dans le Grand Ouest.
Derrière le lancement de l’ERP-CRM artis.net, Romain Lemonnier, DG de Yumaiia, a une forte conviction : le logiciel de gestion ERP ne doit jamais devenir un frein à la croissance.
C’est dans cette logique que Yumaiia choisit artis.net, l’ERP-CRM dédié aux métiers de l’informatique, des télécoms, de la bureautique et de la sûreté électronique.
Créer une entreprise IT avec un logiciel ERP complet dès le démarrage
Lancer une entreprise est déjà un défi. Le faire avec une équipe de seulement trois personnes impose de faire des choix particulièrement pragmatiques.
Chez Yumaiia, la priorité est claire : vendre, produire et développer l’activité. Pas de service administratif et surtout pas de temps à consacrer à des développements informatiques.
Romain connaît pourtant parfaitement les problématiques liées aux outils de gestion. Fort de vingt années d’expérience dans le secteur IT avec des ERP généraliste, il sait ce qu’il veut éviter.
Son objectif est donc simple : choisir dès le départ un logiciel de gestion adapté au métier IT, prêt à l’emploi et capable d’accompagner la croissance de l’entreprise.
« Je ne voulais pas passer par une étape intermédiaire avant d’avoir le bon outil. » Romain Lemonnier
Cette décision répond à une problématique fréquente chez les prestataires informatiques : commencer avec un outil simple ou avec plusieurs outils, puis devoir migrer quelques années plus tard vers un ERP plus complet lorsque l’activité se développe. La migration des données est un poste couteux et chronophage.
Pour Yumaiia, le calcul est différent. Autant investir immédiatement dans un ERP-CRM capable de gérer l’entreprise à trois ans ou cinq ans, plutôt que de devoir reconstruire les processus, migrer les données et connecter de nouveaux outils au moment où la croissance s’accélère.
Un ERP-CRM qui accompagne les changements de stratégie
Pour une jeune ESN ou un prestataire IT, le choix d’un ERP ne se limite pas à la gestion des devis et des factures mais également dans sa capacité à s’adapter à l’évolution stratégique de l’entreprise.
L’activité informatique combine souvent plusieurs modèles économiques : vente de matériel, négoce, abonnements logiciels, licences, contrats récurrents, prestations de services, consulting, projets ou encore services cloud.
Le logiciel de gestion doit donc être capable de gérer cette diversité.
C’est précisément l’un des enjeux identifiés par Yumaiia. L’entreprise prévoyait notamment une activité importante de négoce et de vente de matériel IT. Finalement, le prestataire IT s’est davantage développé sur le consulting et les datacenters.
Cette évolution illustre une réalité du secteur informatique : le business plan peut changer rapidement.
Pour une petite structure qui doit rester agile, l’ERP-CRM doit suivre cette évolution sans nécessiter une refonte complète des outils ou des processus.
Avec l’ERP-CRM artis.net, Yumaiia dispose d’une solution qui accompagne progressivement l’élargissement de son offre IT.
Pourquoi Yumaiia choisit un ERP métier et non un généraliste ?
L’expérience de Romain l’a également conduit à écarter deux difficultés rencontrées dans ses expériences précédentes : les développements spécifiques trop nombreux et le manque d’automatisation.
Avec des solutions généralistes, certaines fonctionnalités indispensables à l’activité IT nécessitaient des interfaces, des développements ou des traitements supplémentaires.
Par exemple avec les logiciels Gestimum ou Sage ERP X3, la facturation mensuelle automatisée a été un point de douleur ainsi que la gestion des licences Microsoft qui ne permettait aucune automatisation. La gestion commerciale était également compliquée.
Pour Yumaiia, ce fonctionnement n’était pas envisageable.
Une équipe de trois personnes ne peut pas consacrer une partie significative de son temps à administrer son logiciel de gestion.
La volonté était donc d’avoir un véritable processus « order to cash », permettant de fluidifier l’ensemble de la chaîne :
CRM → opportunité → devis → commande → achat fournisseur → contrat → facturation.
L’idée est de saisir l’information une seule fois et de la faire circuler dans le système.
Cette logique évite les ressaisies, réduit les tâches administratives et permet aux collaborateurs de se concentrer sur les activités qui créent directement de la valeur : le commerce et la production.
Une seule solution pour gérer l’ERP et le CRM
Yumaiia ne souhaitait pas multiplier les logiciels. Pour une équipe réduite, disposer d’un ERP d’un côté, d’un CRM de l’autre, puis de différents outils pour les contrats, la facturation, les projets ou le ticketing peut rapidement créer de la complexité.
Romain recherchait donc une solution unique regroupant les principales fonctions nécessaires à l’activité.
artis.net répond à cette volonté avec un ensemble de fonctionnalités couvrant notamment :
Cette approche permet à Yumaiia de construire progressivement son système de gestion, en activant les fonctionnalités au fur et à mesure de ses besoins.
Automatiser la facturation récurrente des licences Microsoft 365
La gestion des licences et abonnements constitue un enjeu particulièrement important pour les entreprises IT.
Les marges peuvent être faibles sur certaines ventes de licences Microsoft 365. Il est donc essentiel de limiter au maximum le temps consacré à la gestion des commandes et de la facturation.
C’est ici que l’automatisation prend tout son sens.
ARTIS intègre notamment des connecteurs avec des acteurs de la distribution informatique comme le distributeur ARROW, ainsi que des fonctionnalités adaptées à la gestion des contrats et de la facturation récurrente.
Yumaiia a ainsi pu répondre à des projets importants portant sur la facturation récurrente de licences Microsoft 365 grâce au connecteur ARROW avec l’ERP artis.net.
L’ERP-CRM ne se contente donc pas d’enregistrer les ventes : il devient un véritable outil opérationnel au service du développement commercial.
Le portail client : une nouvelle étape pour professionnaliser l’expérience client
Pour Yumaiia, le portail client représente également un enjeu important. L’objectif est de permettre aux clients de retrouver au même endroit leur catalogue de services, leurs commandes, leurs factures et, à terme, le suivi des tickets.
Pour une jeune société, cet outil constitue également un avantage concurrentiel.
Il permet de proposer à ses clients les mêmes standards de services et de suivi que ceux attendus auprès d’acteurs IT plus importants.
La taille de l’entreprise ne doit pas déterminer la qualité de l’expérience proposée au client.
Avec un ERP-CRM métier et un portail client, une jeune entreprise peut donc se doter rapidement d’une organisation professionnelle et structurée.
Le véritable enjeu : faire grandir l’entreprise avec un logiciel adaptable
La réussite du projet repose également sur l’accompagnement d’ARTIS.
Dans son témoignage, Romain souligne notamment la capacité d’adaptation de Florence, sa consultante ARTIS, qui a su comprendre le contexte particulier de l’entreprise en création et répondre aux besoins au quotidien.
Le contexte était très différent de celui d’une entreprise déjà structurée, avec des processus établis, des équipes administratives et une organisation stabilisée.
Le déploiement s’est effectué progressivement, en fonction des priorités réelles de l’entreprise. La mise en place s’est étalée sur environ six mois.
Cette méthode évite de mobiliser inutilement les équipes et permet de consommer les fonctionnalités de l’ERP « à la carte ». Yumaiia voulait pouvoir poser une question concrète et obtenir une réponse opérationnelle : comment créer un prospect ? Comment réaliser un devis ? Comment transformer le devis en commande ? Comment créer un contrat ? Comment gérer une demande d’intervention ?
Des supports en ligne et de courtes vidéos de formation sont également disponibles sur une plateforme dédiée pour faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs.
Le logiciel doit s’adapter au rythme de l’entreprise et non l’inverse.
Les premiers résultats : gagner du temps et ne pas freiner la croissance
Six mois après le lancement de l’ERP-CRM artis.net chez Yumaiia, les premiers indicateurs sont encourageants.
Dans un contexte pourtant complexe pour le secteur IT, l’entreprise dispose d’un outil qui lui permet d’avancer sans consacrer une énergie disproportionnée à sa gestion.
Le bénéfice est particulièrement important pour une structure de trois personnes.
Lorsqu’il n’existe pas de service administratif, chaque automatisation représente un gain de temps directement réinvestissable dans le développement de l’entreprise.
La dématérialisation des documents, la génération automatisée des commandes, la facturation récurrente et les connexions avec les plateformes de distribution participent à cette simplification.
