[Replay du webinaire] De l’ERP au RMM : comment choisir vos logiciels de gestion ?

Retranscription du webinaire :

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Stéphane Sechet (DG d’ARTIS) : « Il y a 30 ans, nous parlions de PGI, Progiciel de Gestion Intégré. Les notions n’ont pas tellement changé. L’ERP, Enterprise Resource Planning, est un type de logiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus de gestion d’une entreprise : la chaîne des ventes ou la gestion commerciale (devis, commandes, bons de livraison, factures), la chaîne des achats (commandes fournisseurs, factures fournisseurs, gestion des articles fournisseurs etc.), la gestion des stocks.

La gestion des contrats est un processus très lié au(x) métier(s) de nos clients. C’est aussi de la facturation récurrente : contrats de services, de maintenance, contrats MSP, contrats de régie, contrats d’infogérance etc.

La partie ticketing / SAV n’est pas souvent intégrée dans les ERP standards. Nous avons fait le choix d’intégrer le ticketing dans l’ERP d’ARTIS car c’est le cœur de métier de nos clients.

La gestion des affaires et des projets est un module également intégré à l’ERP.

Les applications mobiles ne font pas partie d’une solution intégrée. Néanmoins, c’est un autre moyen d’accéder à son ERP pour le service commercial et/ou technique lorsque vos collaborateurs sont en déplacement chez leur client. La mobilité est un enjeu majeur pour les PME françaises.

L’extranet est une solution qui permet à vos clients de se connecter sur la base de données de l’ERP. Cet outil est de plus en plus présent dans le cahier des charges de nos clients. Cela leur permet de renforcer la relation client et de proposer de nouveaux services : téléchargement des factures, saisie des tickets, commande en ligne des produits etc.

Le CRM ou la gestion de la relation client est fondamentale pour les forces de vente des entreprises.
L’intégration du CRM dans l’ERP est un élément différenciateur pour nos clients qui possèdent ainsi qu’une seule base de données pour tous les services opérationnels.

Ainsi, la solution intégrée permet de centraliser et partager les données avec les services concernés. Il n’y a pas de ressaisie à faire. L’automatisation de certaines tâches métier permet de gagner en productivité.

La gestion financière et les RH peuvent faire partie d’une solution ERP mais nous n’avons pas intégré ces briques dans notre présentation.

La question à se poser : quelles sont les fonctionnalités essentielles que je souhaite retrouver dans mon ERP ? »

Pour en savoir plus, découvrez les fonctionnalités de l’ERP d’ARTIS.

Qu’est-ce qu’un RMM ?

Laurent Casse (Dir. Commercial de RG System) : « Le RMM signifie Remote Monitoring et Management mais on peut entendre parler aussi de supervision informatique.

Cette dernière permet de maintenir la stabilité, la fiabilité et la performance des infrastructures informatiques, tout en assurant une gestion proactive et efficace des ressources. En d’autres termes, le RMM permet d’avoir une visualisation et un état de santé du parc informatique global (Postes de travail, serveurs, switchs, routeurs, etc.).

Par exemple, si mes sauvegardes ne sont pas opérationnelles, je souhaite recevoir une alerte via mon outil. Autre exemple : si la mémoire de mon serveur est pleine, je veux être alerté avec l’outil de supervision.

Ainsi, le RMM permet de déceler et prédire les problèmes autrement qu’en constatant la panne et surtout anticiper les actions correctives. »

Pour en savoir plus, découvrez toutes les fonctionnalités du RMM.

Comment choisir votre solution ERP ?

Stéphane : « Il existe actuellement des centaines de solutions sur le marché de l’ERP et quelques solutions de RMM. Avant de penser à les interfacer, il faut sélectionner de bons logiciels de gestion. Comment les choisir ? Quels sont les critères de choix ?

Client serveur vs. technologie web

2 types de technologie s’opposent : la technologie web est la technologie d’aujourd’hui alors que le client serveur est la technologie du 20^ème siècle.

Il existe encore sur le marché des technologies basées sur du client serveur. Qu’est-ce que c’est ?

La base de données repose sur un serveur et le logiciel applicatif est installé sur le poste de travail. Cet environnement permet à l’entreprise de centraliser et de partager ces données de gestion.

Dès les années 2000, les entreprises IT ne parlaient que de web y compris pour les logiciels de gestion.

20 ans plus tard, certains éditeurs de logiciels n’ont pas fait évoluer leur solution pour qu’elle soit en technologie web. Cela pose un problème de fond car c’est un énorme investissement pour les éditeurs. Côté client : ils investissent dans des solutions déjà obsolètes techniquement et difficiles à maintenir et à déployer. De plus, les ressources informatiques sont compliquées à trouver car les jeunes générations ne sont pas formées sur ces technos.

Il est donc souhaitable de choisir une solution moderne en technologie web qu’on nomme 3 tiers avec 3 couches logicielles : la base de données, les applications et la couche de présentation des données pour l’utilisateur final via le navigateur web. Cette architecture a permis d’alléger le poste de travail de l’utilisateur mais aussi l’amélioration de la sécurité des données.

SaaS (Software as a Service) vs On premise

C’est un élément important mais moins fondamental que le premier critère. La mode est bien entendu au modèle SaaS (Sofware as a Service ou logiciel en tant que service), principalement pour des raisons de simplicité « d’acquisition » grâce à l’abonnement logiciel. Le coût devient fixe généralement en fonction du nombre de personnes utilisant la solution SaaS.

Cependant, ARTIS s’adresse à des sociétés informatiques. Lorsque nos clients ont des compétences informatiques en interne, il est tout à fait possible de choisir l’achat de licence mais sur de la technologie web. Il faut pouvoir aussi assurer la sécurité du système.

Chez ARTIS, nous proposons les 2 modèles. 80 % des contrats signés chez ARTIS sont en SaaS.

Solution intégrée vs. logiciels interfacés

La solution globale intégrée, c’est la solution ERP. Vous avez le choix aussi de vous équiper de logiciels interfacés. Ce sont des logiciels spécialisés pour chaque domaine de compétence. On peut ainsi multiplier les solutions et partir du principe qu’on prend les meilleures solutions de chaque domaine, puis les interfacer entre elles. Cependant, cette option coûte très chère entre l’acquisition de toutes ces solutions et la maintenance des interfaces.

De mon point de vue, il est plus intéressant pour les PME de s’équiper d’une solution globale intégrée type ERP qui propose un grand nombre de fonctionnalités et qui permet de simplifier au maximum les processus métiers.

L’association de briques logicielles est une solution qui peut être adaptée aux grandes entreprises qui possèdent un service informatique et qui ont la capacité de maintenir les interfaces et d’anticiper les évolutions de chaque logiciel dans son domaine.

ERP métier vs. ERP généraliste

Les ERP généralistes ont l’avantage d’être très connus : SAP, Sage, Cegid, EBP… Ils ont des moyens marketing importants. On pourrait ainsi penser que ces éditeurs dominent le marché mais ce n’est plus le cas. Depuis une dizaine d’années, les acteurs du secteur se sont multipliés et verticalisés pour faire évoluer un marché sans cesse grandissant. Désormais, nous constatons que les entreprises préfèrent s’orienter vers un ERP métier.

Qu’est-ce qu’un ERP métier ? C’est une solution qui a déjà intégré, dans ses processus de gestion, les spécificités d’un ou plusieurs métiers connexes.

Si on prend le métier de l’informatique par exemple, l’achat et la revente de licences sont des problématiques de gestion pour nos clients : la récurrence de la facturation d’un côté et l’achat chez les grossistes de l’autre. Ces fonctionnalités se trouvent uniquement dans un ERP métier.

Ce sera beaucoup plus complexe si vous choisissez un ERP généraliste : le développement spécifique, les mises à jour des développements à réaliser, le budget très élevé…

L’ERP métier a le vent en poupe car les clients sont de plus en plus exigeants dans le bon sens du terme pour automatiser le plus possible les processus. Et cela est possible lorsque l’éditeur est capable d’anticiper les besoins de ses clients et donc de connaître parfaitement leur(s) métier(s).

ERP français vs. ERP étranger

Il faut savoir que le marché de l’édition de logiciels en France est une industrie qui se porte bien avec un taux de croissance annuel moyen d’environ 10% pour les solutions SaaS.

La multitude d’éditeurs est liée à la particularité des règlementations légales et fiscales françaises. C’est une barrière forte pour les éditeurs étrangers qui ne peuvent pas répondre à certaines spécificités françaises.

Une entreprise française aura plus de facilité à discuter avec un éditeur français par rapport à un éditeur étranger qui n’aura pas ou peu d’expérience du marché français et de ses évolutions légales et fiscales.

On peut citer l’évolution récente de la TVA sur les factures d’acompte. Les éditeurs français étaient au fait de ce changement légal. Je ne suis pas sûr que cela soit le cas pour tous les éditeurs étrangers.

Prix public bas = moins cher ?

Lorsque nous comparons une solution avec une autre, quels éléments nous évaluons ?

Le prix des licences ? Oui mais ce n’est pas suffisant. Il y a aussi le prix du projet d’implémentation. Est-ce qu’il y a des coûts de mise à jour qui font partie du contrat ? Est-ce qu’il y a un ERP unique ou plusieurs logiciels à interfacer ? Il faut aussi intégrer le coût des reprises de données qui font partie du projet.

Le logiciel est un investissement dans l’entreprise qui doit rapporter plus qu’il ne coûte. Cependant, est-ce que le logiciel le moins coûteux répond à toutes vos problématiques de gestion ? Si vous continuez à perdre du temps sur des actions qui pourraient être complètement automatisées, est-ce que le logiciel n’en devient-il pas plus coûteux ? Votre outil doit vous permettre de dégager un temps conséquent pour l’allouer sur d’autres missions et vous concentrer sur votre cœur de métier. »

Comment choisir votre solution RMM ?

Fonctionnalités et compatibilité

Laurent : « La première question à vous poser : qu’attendez-vous d’un logiciel RMM ? Quels sont vos besoins fonctionnels ? En général, nous proposons de tester la solution pour être sûr de répondre aux besoins.

Est-ce que le logiciel est compatible avec votre environnement informatique ? Vous supervisez des serveurs, des devises, des postes de travail etc. Si vous souhaitez gérer un parc informatique global, est-ce que l’outil permet de le gérer dans son ensemble ?

Facilité d’utilisation

Est-ce que la solution RMM a une interface simple ? Pouvez-vous prendre en main rapidement l’outil et le mettre en production ? Est-ce possible de l’installer facilement chez vos clients ?

Alertes

Dans ma solution de RMM, je vais pouvoir définir un certain nombres d’alertes avec des niveaux de criticité et la façon dont je souhaite être alerté. Pour des alertes de types faibles ou quotidiennes, je n’ai pas besoin de les avoir par SMS par exemple. Par contre, lorsque j’ai une panne de serveur, je reçois par exemple un SMS en plus d’avoir l’alerte sur mon écran.

Accessibilité et sécurité

Nous préconisons le modèle SaaS car vous avez un abonnement tout compris. Aucun besoin de matériel en interne ni de compétence pour les mises à jour. Est-ce que le prestataire avec qui vous travaillez est certifié ISO 27 001 ? Ce sont des arguments que vous pouvez faire valoir auprès de vos clients.

Coût

Si vous souhaitez vous lancer vers le nouveau modèle MSP (Management Service Provider), le coût doit s’adapter à votre organisation. Choisir une solution où il n’y a pas de quantité minimum est pertinent. L’investissement logiciel initial est ainsi très faible. Au début de votre activité, vous investissez surtout sur de l’humain pour que vos techniciens soient rapidement formés et qu’ils puissent utiliser la solution de RMM.

Flexibilité du contrat

Choisir un partenaire qui soit très flexible sur le nombre d’agents de départ est un élément important. Je vais commencer avec une quantité 1 et au fur et à mesure de l’utilisation de la solution, le nombre d’agents va croître. Ainsi, je paie uniquement à l’usage. D’autres éditeurs de RMM ont un ticket d’entrée élevé.

Support technique

Le support technique est-il localisé en France ? Comment j’accède au support ? Par téléphone, uniquement par email ? La réactivité du service client est importante. A-t-il les moyens de me rappeler rapidement ?

Intégrations

La solution RMM que vous allez choisir peut-elle s’interfacer avec des outils tiers ? Le manque de temps au quotidien des entreprises est un problème majeur. Il est donc primordial que les solutions communiquent entre elles pour éviter la double saisie ou l’erreur humaine. Est-ce que l’outil est intégrable en API ? S’il existe des API disponibles, ont-elles un coût ? Qui va développer et maintenir ces API ?

Les éditeurs peuvent également tisser des partenariats entre eux comme ARTIS et RG SYSTEM et développer des interfaces afin de faire bénéficier à leurs clients des API disponibles et faciles à mettre en place. »