Spécialisé dans la distribution locative de systèmes d’impression (photocopieurs, imprimantes, scanners), Soram Pacifique est un concessionnaire Konica Minolta et Kiocera. La société tahitienne est également présente sur le marché de l’impression grand format (Canon et HP), des écrans tactiles, des supports multimédias et commercialise la solution Zeendoc de Gestion Électronique de Documents (GED) pour les entreprises polynésiennes. Elle est passée de 4 à 30 collaborateurs en 4 ans et gère 2 200 copieurs en 2023. Découvrez comment Soram Pacifique a repensé son organisation interne et ses processus avec sa solution ERP artis.net et l’accompagnement d’ARTIS.
Soram Pacifique a été créé en janvier 2019 par Guillaume Kapfer (Gérant) et Gaël Praud (Président du Groupe Soram) en Polynésie française à Papeete.
La société tahitienne, anciennement SAV Copieur, est devenue une filiale du Groupe Soram, basé à Niort dans le département des Deux-Sèvres.
Elle est équipée de la solution ERP artis.net, de l’application mobile et du Portail client.
Guillaume Kapfer, Gérant de Soram Pacifique, nous fait le plaisir d’expliquer, lors de cette interview, comment l’ERP artis.net et l’accompagnement d’ARTIS ont permis d’optimiser l’organisation et les processus de l’entreprise.
Le lancement de l’activité de Soram Pacifique avec l’ERP d’ARTIS
Guillaume : « Suite au rachat de l’entreprise SAV Copieur, il était nécessaire de revoir l’organisation et les processus. La gestion était décousue : les factures étaient créées sous Excel, les bons de livraison étaient inexistants, la gestion des stocks faite avec des post-it sur des étagères.
En 2019, je me suis rapproché du Groupe Soram pour que SAV Copieur devienne une de ses filiales. Le Groupe possédait encore la gestion locative des photocopieurs et s’était équipé de la solution ERP artis.net.
Le logiciel d’ARTIS est très réputé dans l’univers de la bureautique en France. C’est la seule solution adaptée à notre métier.
Ainsi, nous avions procédé au rachat des licences de l’ERP artis.net auprès du Groupe Soram au même moment que la création de Soram Pacifique. »
La formation et l’accompagnement ARTIS, essentiels à la réussite du projet ERP
Guillaume : « Au début de l’activité, en 2019, nous étions 4 collaborateurs et nous gérions 350 photocopieurs. Pour des raisons budgétaires, nous avons négligé les formations au départ mais nous ne pouvions pas nous le permettre.
Nous savions que nous devions nous améliorer constamment sur l’utilisation de l’ERP artis.net qui est très riche fonctionnellement.
Ainsi, Viviane, consultante/cheffe de projet chez ARTIS, s’est déplacée à Tahiti en 2023 pour former tous les utilisateurs de l’ERP (services client, ADV, technique, responsable achat) mais aussi pour renforcer la présence de l’outil au cœur de tous les processus opérationnels de l’entreprise.
Le binôme chefs de projet ARTIS (Viviane) / Soram Pacifique (Richi), a très bien fonctionné. Ils ont identifié les dysfonctionnements organisationnels, les missions qui étaient réalisées en dehors d’artis.net et les manquements dans les processus.
Cette analyse a permis de mettre en place des changements opérationnels en seulement 15 jours.
- Par exemple, au niveau de l’organisation du service ADV :
Avant la venue de Viviane, 2 ADV étaient en charge entre autres des prises de commande jusqu’à la facturation des dossiers. Ensuite, les dossiers étaient transférés au responsable ADV qui créait les contrats. Aujourd’hui, les ADV sont capables de gérer tous leurs dossiers de la prise du bon de commande jusqu’à la création du contrat. C’est plus cohérent et cela permet de faire gagner un temps précieux au responsable ADV qui peut se concentrer sur d’autres missions.
De plus, les ADV partaient souvent à la recherche d’informations car les commerciaux ne renseignaient pas correctement les affaires dans l’ERP artis.net. Des machines étaient préparées pour des clients et les informations n’étaient pas intégrées dans la solution ERP. Suite à l’audit, les dossiers sont désormais mieux renseignés dans le logiciel et les commerciaux doivent passer par l’ADV pour la préparation des machines.
- Autre exemple, au niveau du service technique et de la gestion de stock :
Les demandes de pièces, réalisées par les techniciens pour réparer des machines, étaient faites sur papier et transitaient par plusieurs personnes. Aujourd’hui, nous avons intégré ces actions dans le logiciel artis.net.
De plus, dans le nouveau processus mis en place, lorsqu’une machine est récupérée, nous connaissons sous 24h (sans caractère d’urgence) le statut de la machine (en stock, chez un nouveau client, en réparation etc.) afin d’optimiser au maximum son utilisation. Avec artis.net, nous sommes beaucoup plus réactifs.
L’audit des chefs de projet interne et externe ainsi que l’intégration du nouveau responsable achat ont permis de mettre en exergue ces dysfonctionnements et de trouver des solutions pérennes.
Lorsque j’ai vu les sourires sur les visages de mes collaborateurs lors de la formation, j’ai su que la venue de Viviane était un bon choix.
En conséquence, les utilisateurs sont dorénavant plus autonomes. Il y a un meilleur partage de l’information et celle-ci est disponible en temps et en heure pour l’ensemble des collaborateurs. Enfin, l’amélioration des processus a permis un gain de temps et de productivité pour chaque service de l’entreprise. »
L’ERP artis.net, une solution qui va très loin fonctionnellement
Guillaume : « Une fois que tous les utilisateurs de l’ERP ont été formés, la solution artis.net a très bien fonctionné. Elle demande un certain temps de prise en main mais tout le monde n’est pas égal face aux solutions informatiques. Le logiciel artis.net est un ERP d’une grande richesse fonctionnelle et nous pouvons aller très loin dans l’outil. Cependant, plus nous rajoutons de fonctionnalités, plus nous augmentons la puissance de l’outil mais aussi sa complexité.
Les top 3 fonctionnalités de la solution artis.net sont pour nous :
Nous travaillons actuellement sur la géolocalisation de nos clients dans l’ERP car à Tahiti, il n’y a pas toujours les noms de rue. Ainsi, les techniciens pourront visualiser dans artis.net la localisation exacte des clients et des machines et se déplaceront plus rapidement.
Nous souhaitons également diffuser plus largement l’extranet (Portail client) à nos clients afin qu’ils formulent leur demande d’intervention, téléchargent leur facture etc. Cela permet d’éviter de saturer les lignes téléphoniques de nos techniciens. Néanmoins, nous devons l’utiliser avec modération car les polynésiens souhaitent préserver le contact humain très important sur l’île.
Enfin, l’application mobile est un moyen d’accéder à l’ERP pour les techniciens. Ils ne sont plus obligés de revenir à l’agence ou de contacter par téléphone une ADV. C’est du temps de gagner pour tout le monde. »
L’ERP artis.net concrétise la stratégie de l’entreprise
Guillaume : « Actuellement, nous éditons 4 fois plus de factures qu’il y a 3 ans et cela prend beaucoup moins de temps aujourd’hui. Nous constatons aussi une baisse de 10% des interventions alors que le parc est en croissance de 20%.
Nous avons également réfléchi avec les chefs de projet sur des statistiques à suivre dans l’ERP artis.net : le coût d’achat de pièces détachées pour l’année en cours vs. précédente, l’évolution du coût copie couleur et noir pour l’année en cours vs précédente, l’état des stocks, le nombre de bons de livraison, la rentabilité par machine, par île etc.
De mon point de vue, l’ERP permet de mettre en application toute notre stratégie d’entreprise. Peu importe le produit que nous vendons. Avec artis.net, nous pouvons facilement dupliquer des processus sur de nouvelles gammes de produits et même de métiers. »